Hoe Bufab Flos de leveringsketen optimaliseert

Als leverancier van componenten en assemblages is Bufab Flos onderdeel van de supply chain van onze klanten. Wij doen er alles aan om die keten te optimaliseren. Door ons te verdiepen in alle processen bij u, onszelf en onze toeleveranciers. Met als doel om onze prestaties te blijven verbeteren.

In high tech producten zoals vrachtwagens en trapliften zitten duizenden onderdelen. Die zorgen er allemaal voor dat deze doen wat ze moeten doen. Het is zaak dat op het juiste moment de juiste componenten en assemblages beschikbaar zijn. Een stokkend proces leidt tot vertragingen. En een defect kan onveilige situaties bij gebruikers of kostbare terugroepacties tot gevolg hebben. Dat willen klanten van ons, zoals Daf en TK Home Solutions koste wat kost voorkomen.

Behoefte achter de vraag

Als leverancier is het belangrijk om je in je klanten te verplaatsen. Hoe realiseer je samen met hen een optimale supply chain zonder onaangename verrassingen? Volgens manager operations van Bufab Flos, Rob Konings, begint dit bij een diepe kennis van de klant en wat ervoor nodig is om die te bedienen. “Als wij ons moeten verdiepen in een techniek, fabrikant, norm of service die wij nog niet kenden, dan doen wij dat.” Volgens Konings moet je klanten echt willen doorgronden. Daarvoor moet je goed nagaan wat de ‘behoefte achter de vraag’ is. Wij proberen altijd te achterhalen: welk product heeft die klant nou echt nodig en wanneer? Dat weet je alleen als je doorvraagt. Klanten zeggen bijvoorbeeld: ‘ik wil op tijd geleverd krijgen’. Maar wat wordt precies als ‘op tijd’ ervaren? Als we die vraag kennen, proberen we daar exact op in te spelen qua verpakkingseenheden, levertijden, hoeveelheden en frequentie van levering.”

Blauwe bakken

Bufab Flos neemt klanten zoveel mogelijk zorg uit handen, vertelt Konings. “Een goed voorbeeld hiervan is truckfabrikant DAF voor wie we diverse kleinere assemblages maken. Door de samenwerking met ons voorkomen zij dat ze contacten moeten onderhouden met tientallen kleinere leveranciers, bijvoorbeeld over retourstromen. Zij dealen liever met één grote leverancier dan met honderd andere. Dat is gemakkelijker te managen. Als er problemen zijn met een levering dan hoeven zij dat niet zelf op te lossen, maar doen wij dat voor ze. Wij leveren DAF alles in klantspecifieke verpakkingen die wij voor hen vullen en hervullen. De onderdelen en assemblages zitten in blauwe bakken die aan de lijn staan. Die krijgen wij van hen weer leeg terug om ze opnieuw te kunnen vullen. Elke keer in de juiste hoeveelheden en met de juiste labels.”

Meebewegen

Om veeleisende klanten zoals DAF te bedienen moet je met je tijd meegaan en meebewegen. Dit vraagt voortdurend om aanpassing van je eigen processen vertelt Konings. “De producten van onze klanten bevatten steeds meer elektronische componenten, zoals sensoren. Neem een truck: het mechanisme van een vrachtwagendeur, bijvoorbeeld, was vroeger volledig mechanisch, maar wordt nu steeds meer elektronisch. Dit vraagt om extra aandacht. Elektronica is vaak kwetsbaarder dan puur mechanische onderdelen.”

Een andere klant waarbij dit speelt is TK Home Solutions. Zij maken trapliften voor thuis. Dit bedrijf krijgt van Bufab Flos een breed pakket van twintig assemblages aangeleverd in speciale hervulbare bakken. Dit ontzorgt het trapliftenbedrijf van contacten met zo’n 100 leveranciers. “Een van die assemblages is een printplaatje dat we in een bedieningspaneel schroeven. Dat kun je niet overal zomaar doen, vanwege het risico van elektrostatische ontlading. Wij doen dit daarom in een ESD-veilige ruimte.”

Malletjes

Meebewegen met klanten en hen ontzorgen is mooi, maar daarmee ben je er nog niet. Cruciaal als ketenpartner is dat jij jouw eigen processen ook op orde hebt. Voor de veeleisende klanten van Bufab Flos is het essentieel dat de assemblages deugdelijk zijn. “Daarom spreken we met hen in contracten af om vrijwel geen fouten te maken. Dat wordt ook wel zero defect genoemd. Een voorbeeld hiervan is een 10 PPM-overeenkomst die wij met DAF hebben afgesloten.” Bufab Flos investeert veel tijd en geld in het voorkomen van fouten. “Fouten maken is menselijk, maar je kunt van alles doen om de foutkans te verlagen. Zo werken wij met malletjes die het gemakkelijker maken om de assemblage in de juiste volgorde te doen. “Ik denk dat wij hier veel verder in gaan dan een gemiddeld assemblagebedrijf.”

Leren van fouten

Je kunt fouten nooit volledig elimineren, weet Konings. “Maar je kunt wel alles in het werk stellen om de kans dat je dezelfde fout opnieuw maakt te verkleinen.”. De bereidheid om van fouten te leren is volgens hem waar het om draait. “Het volstaat absoluut niet om – zoals ik bij concurrenten weleens zie – bij een defect alleen een vervangend product te sturen. Je moet altijd onderzoeken hoe het mis heeft kunnen gaan.” Als het lek niet meteen boven is, heeft Bufab Flos medewerkers in dienst die root cause analyses kunnen doen en verbeterprojecten kunnen leiden. Als je achter de oorzaak bent, moet je die met de klant communiceren. “We leggen uit hoe het is gekomen en hoe we het probleem willen oplossen.”

Cultuur van verbeteren

De grote kunst van kwaliteit is om je bedrijf zo in te richten dat jij jezelf continu blijft verbeteren. De nieuwe QESH & Sustainability-manager Jos Duisters ziet dit als zijn missie. Hij is begin dit jaar bij Bufab Flos begonnen na meer dan dertig jaar te hebben gediend in meerdere functies gerelateerd aan kwaliteit en sustainability bij een multinational. Je hoeft hem dus niet te vertellen hoe je aan een cultuur van continu verbeteren werkt. Dat doet hij bij Bufab Flos via het kwaliteitssysteem ISO 9001 en de nieuw geïntroduceerde verbetermethoden DMAIC en 8D. “Met die laatste methode gaan we klachten zeer gestructureerd oplossen. Steeds op dezelfde manier en met duidelijke eigenaren.”

Managementtools zijn belangrijk maar daarnaast wil Duisters het enthousiasme voor verbeteren aanwakkeren. Dat is een reden waarom hij in december een Bufab Flos Improvement Day organiseert. Daar kunnen medewerkers prijzen winnen voor verbeteringen. “Ik zie duidelijk dat de mensen hier zeer gemotiveerd zijn. Collega’s willen heel graag meedoen met audits en verbeterprojecten. Dat is ook wat hun werk leuk maakt. Ik denk dat klanten dat merken. We vertellen ze graag over onze auditresultaten of verbeteringen die we hebben gerealiseerd.”

Vendor rating

Een verbetercultuur bij Bufab Flos is prachtig, maar wat als de oorzaak van een probleem eerder in de keten ligt? Ook daarop moet je scherp zijn vindt Duisters. Via een vendor rating gaan ze bij Bufab Flos na of een leverancier past bij een klant. Bovendien moeten leveranciers een Production Part Approval Process (PPAP) aanleveren. “Daarmee kunnen wij bij onze klanten aantonen dat die leverancier componenten stabiel produceert, terwijl de foutkans zeer klein is.” Ook bij leveranciers letten Duisters en zijn collega’s erop dat die het belang van continue hoge kwaliteit hoog in het vaandel hebben. “Elke schakel in de supply chain moet sterk zijn en verbeterbereid.”